Teams'te Yapay Zeka Notlarını Nasıl Etkinleştiririm?

Kısa cevap: Teams'deki yapay zeka notları, yöneticiler önce doğru Copilot ve transkripsiyon politikalarını etkinleştirdikten sonra, organizatörler desteklenen toplantılarda Kolaylaştırıcıyı açtığında veya Özet özelliğini kullandığında en iyi şekilde çalışır. Lisanslama, transkripsiyon veya toplantı türü doğru ayarlanmadığında, notlar görünmeyebilir veya eksik olabilir.

Önemli noktalar:

Yönetici kontrolü: Yapay zeka notlarının görünmesini beklemeden önce Teams toplantı politikalarını kontrol edin.

Lisans kontrolü: Match Facilitator, Recap ve Copilot özelliklerini doğru yetkilendirmeyle eşleştirin.

Transkripsiyon gereksinimi: Toplantı sonrası yapay zeka notları önemli olduğunda transkripsiyonu etkinleştirin ve çalıştırın.

Toplantı düzenlemesi: Verimliliği artırmak için planlı, destekli ve net gündemli toplantılar kullanın.

İnsan incelemesi: Notları paylaşmadan önce isimleri, kararları, son tarihleri ​​ve hassas ayrıntıları doğrulayın.

1. Teams'te Yapay Zeka Notlarının Anlamı Nedir? 🤖

Teams'te Yapay Zeka Notlarını nasıl etkinleştireceğinize geçmeden önce , birbirine benzeyen üç özelliği birbirinden ayırmanız gerekiyor:

• Toplantı sırasında yapay zeka tarafından oluşturulan notlar - genellikle Teams toplantılarındaki Kolaylaştırıcı özelliği aracılığıyla desteklenir.

• Özet bölümündeki yapay zeka notları - bir toplantı veya etkinlikten sonra gösterilen notlar ve takip görevleri.

• Copilot toplantı notları - Microsoft 365 Copilot aracılığıyla toplantı sohbetinden veya özetleme deneyiminden oluşturulan notlar.

Kolaylaştırıcı, gerçek zamanlı yapay zeka notları oluşturabilir, önemli kararları özetleyebilir, açık soruları belgeleyebilir, toplantı sohbetindeki soruları yanıtlayabilir ve görevlerin yönetilmesine yardımcı olabilir. Microsoft, Kolaylaştırıcıyı bir toplantıya eklemek veya toplantı sırasında etkinleştirmek için bir Microsoft 365 Copilot lisansının gerekli olduğunu ; ancak dahili toplantı katılımcıları, çalışmaya başladıktan sonra canlı güncellemeleri görebilirler.

Bu ayrım önemlidir çünkü bir kişi "Yapay Zeka Notları" derken, özenle hazırlanmış canlı notlar panelini kastedebilirken, bir başkası toplantıdan sonraki yapay zeka notları sekmesini kastedebilir. Aynı mutfak, farklı çekmeceler.

2. Teams'te Yapay Zeka Notlarını Etkinleştirmeden Önce Hızlı Kontrol Listesi ✅

İşte sıkıcı ama önemli kısım. Yapay Zeka Notları, birisi "Katıl" düğmesine tıkladığı için sihirli bir şekilde ortaya çıkmaz. Genellikle doğru lisansa, doğru yönetici politikasına, transkripsiyonun etkinleştirilmesine ve özelliği destekleyen bir toplantı formatına ihtiyacınız vardır.

Öncelikle bunları kontrol edin:

• Kuruluşunuzda canlı kolaylaştırıcı yapay zeka notları için Microsoft 365 Copilot veya Akıllı Özetleme özelliklerinin kullanıldığı Teams Premium / Copilot bulunmaktadır

• Teams toplantı politikası gereği transkripsiyona izin verilmektedir.

• Copilot, bir yönetici politikası tarafından engellenmiyor.

• Bu, özelliğin desteklendiği planlanmış bir Teams toplantısıdır.

• Organizasyon sorumlusu veya sunucu, ilgili yapay zeka özelliğini etkinleştirme yetkisine sahiptir.

• Toplantı yeterince uzun ve isterseniz toplantı sonrası yapay zeka notları da mevcut.

Microsoft'un Teams Premium lisanslama belgelerinde "Toplantılardan yapay zeka tarafından oluşturulan notları ve görevleri görüntüleme" özelliği yapay zeka destekli bir iletişim yeteneği olarak yer alırken, Facilitator kılavuzunda ise Facilitator'ı eklemek veya etkinleştirmek için Microsoft 365 Copilot'un gerekli olduğu ayrı olarak belirtiliyor.

Küçük bir ayrıntı var, çünkü elbette bir tane var: Özet bölümündeki yapay zeka notları, beş dakikadan uzun süren ve İngilizce olarak yazıya dökülen etkinlikler için geçerlidirve Microsoft ayrıca biçimlendirmenin yazıya dökme diline bağlı olarak değişebileceğini belirtiyor.

3. Yönetici Olarak Teams'te Yapay Zeka Notlarını Nasıl Etkinleştirirsiniz? 🛠️

Yöneticiler için, Teams'te Yapay Zeka Notlarını etkinleştirme işlemi, toplantının kendisinde değil, Teams yönetim merkezinde başlar. Birçok kişi burada takılıp kalıyor. Yapay Zeka Notları düğmesini aramaya devam ediyorlar, ancak politika arka planda sessizce "hayır" diyor.

Yönetici yolu genellikle şöyledir:

1. Teams yönetim merkezini açın .

2. Toplantılara git .

3. Toplantı politikalarını seçin .

4. Mevcut bir poliçe seçin veya yeni bir poliçe oluşturun.

5. Kayıt ve transkripsiyon bölümünü bulun .

6. Yardımcı pilot ayarını bulun .

7. Lütfen mevcut seçeneklerden birini seçin:

   • Açık

   • Kaydedilmiş transkript gereklidir

   • Varsayılan olarak kaydedilen transkript ile devam edin

   • Kapalı

8. Politikayı kaydedin ve doğru kullanıcılara atandığından emin olun.

Microsoft'un yönetim kılavuzunda Copilot toplantı politikası ayarları listeleniyor ve transkripsiyon politikasının Copilot'un toplantılar sırasında ve sonrasında çalışıp çalışamayacağını etkilediği açıklanıyor.

Ayrıca transkripsiyon özelliğinin de kullanılabilir olduğunu doğrulamanız gerekiyor. Teams transkripsiyonu, politika kontrollü bir özelliktirve hem düzenleyici hem de transkripsiyonu başlatan kullanıcının toplantılar, web seminerleri veya genel oturumlar için transkriptlerin dahil edilmesi ayarını etkinleştirmesi gerekir.

İnsanların atladığı ve ardından Teams'i suçladığı kısım burası. Bazen Teams bunu hak ediyor. Ama her zaman değil.

4. Teams'te Toplantı Planlarken Yapay Zeka Notlarını Nasıl Etkinleştirirsiniz? 📅

Toplantı düzenleyicileri için en kolay yol, toplantı başlamadan önce yapay zeka notlarını hazırlamaktır. Bu, Teams'in tıpkı karnı doymuş bir kedi gibi uslu durması için daha fazla alan sağlar.

Planlama yaparken kolaylaştırıcı eklemek için:

1. Teams'te Takvimi açın

2. Yeni'yi seçin .

3. Teams toplantısı özelliğini etkinleştirin .

4. Seçenekleri belirleyin .

5. Copilot ve diğer yapay zekâ uygulamalarına gidin .

6. Allow Copilot and Facilitator seçeneğinin aşağıdaki değerlerden birine ayarlandığından emin olun :

   • Sadece toplantı sırasında

   • Toplantı sırasında ve sonrasında

7. Kolaylaştırıcı düğmesini açın .

8. Uygula'yı seçin .

Microsoft'un Facilitator talimatlarında bunun planlama yolu olduğu belirtiliyorve ayrıca Facilitator'ın yalnızca planlanmış toplantılara eklenebileceği, kanal toplantılarına, anlık toplantılara veya Teams aramalarına eklenemeyeceği de kaydediliyor.

İyi hazırlanmış bir toplantı daveti de yardımcı olur. Açıklamaya veya toplantı notlarına basit bir gündem ekleyin. Toplantı yöneticisi, davette veya Loop toplantı notlarında bir gündem olup olmadığını kontrol edebilir ve bunu tartışmayı düzenli tutmaya yardımcı olmak için kullanabilir. Sihir değil, ama toplantınızda çok fazla "bir şey daha eklemek gerek" anı olduğunda oldukça işe yarar.

5. Canlı Teams Toplantısı Sırasında Yapay Zeka Notlarını Nasıl Açarsınız? 🎙️

Belki de planlama sırasında etkinleştirmeyi unuttunuz. Olur böyle şeyler. Toplantıyı açarsınız, biri "Yapay zeka not alabilir mi?" der ve birdenbire herkes organizatöre sanki ayı kontrol ediyormuş gibi bakar.

Toplantı sırasında Kolaylaştırıcıyı etkinleştirmek için:

1. Teams toplantısına katılın.

2. Toplantı kontrollerinden "Daha fazla işlem" seçeneğini belirleyin

3. Kolaylaştırıcıyı Aç seçeneğini seçin .

4. Teams sorarsa toplantı dilini seçin.

5. Notların görünmeye başlaması için birkaç dakika bekleyin.

Kolaylaştırıcı etkinleştirildiğinde, Notlar simgesi yapay zeka tarafından oluşturulan notların etkin olduğunu gösterecek şekilde değişir. Microsoft, notların hemen görünmediğini ve transkriptte yakalanan tartışmaya dayalı oldukları için birkaç dakika sürebileceğini belirtiyor.

Önemli bir rol detayı: Mobil katılımcılar canlı notları görebilir, ancak toplantı sırasında yalnızca masaüstü veya web üzerinden Teams kullanan organizatörler veya sunum yapanlar Kolaylaştırıcıyı açıp kapatabilir.

Yani, birisi taksideyken telefondan katılıp neden aktif edemediğini soruyorsa, sebebi bu olabilir. Can sıkıcı mı? Evet. Mantıklı mı? Çoğunlukla.

6. Teams Toplantısından Sonra Yapay Zeka Notlarını Nasıl Bulabilirsiniz? 🔎

Toplantı bittikten sonra notlar verimlilik karmaşasının içinde kaybolmaz. Genellikle toplantı sohbetinden veya özet bölümünden onları bulabilirsiniz.

Toplantı sonrasında yapay zeka tarafından oluşturulan içeriği incelemek için:

1. Teams'te Sohbeti Açın

2. Toplantı sohbetini seçin.

3. En üstte bulunan Özetle seçeneğini seçin

4. Kiracınızda gösterilen deneyime bağlı olarak Notlar veya Yapay Zeka notları seçeneklerinden birini seçin

Microsoft, toplantı bittikten sonra toplantı sohbeti ve özet bölümündeki toplantı notları aracılığıyla kolaylaştırıcı tarafından oluşturulan içeriğe erişilebileceğini belirtiyor . Yapay zeka tarafından oluşturulan toplantı notları bir Microsoft Loop sayfasında saklanıyor ve toplantı katılımcıları bu Loop sayfasını toplantıdan önce, sırasında veya sonra düzenleyebiliyor.

Microsoft, genel olarak Recap AI notları için, toplantı transkripsiyon gereksinimlerini karşılaması koşuluyla, kullanıcıların etkinlik özetinde yapay zeka notlarını seçerek manuel ve yapay zeka tarafından oluşturulan notları ve takip görevlerini görüntüleyebileceklerini belirtiyor

İşte bu noktada AI Notes, bir toplantı hilesinden çok daha fazlası haline geliyor. Küçük bir ofis suç mahallini araştırıyormuş gibi tüm konuşmayı yeniden oynatmanıza gerek kalmadan kararları, görevleri, kaçırılan bağlamları ve takipleri çıkarabilirsiniz 🕵️.

7. Karşılaştırma Tablosu: Teams'te Yapay Zeka Notlarını Kullanmanın Yolları 📊

Yöntem / Özellik	En iyisi	Ana gereksinim	Ne elde edersiniz?	Hafifçe can sıkıcı bir detay
Kolaylaştırıcı canlı yapay zeka notları	İnsanların konuşurken not almaları gereken toplantılar	Microsoft 365 Copilot lisansı	Gerçek zamanlı notlar, kararlar, sorular, görevler	İhtiyaçlara uygun toplantı türü gereklidir - her toplantı türü işe yaramaz
Özet bölümünde yapay zeka notları	Toplantıdan sonra sohbet etmek	Uygun toplantının transkripti	Notlar, görevler, özet içerik	Transkripsiyon eksikse gösterilmeyecektir
Copilot “Toplantı notları oluştur”	Toplantı sonrası kısa özetler	Microsoft 365 Copilot	Başlıca konular ve eylem maddeleri	Elbette yine de doğrulamanız gerekiyor
Manuel Takım Notları	Basit iç toplantılar	Temel toplantı notlarına erişim	Gündem, notlar, görevler	Birinin yazması gerekiyor, trajik ama gerçek
Ses kaydı ve transkript	İnceleme ve uyumluluk iş akışları	Kayıt/yazım politikası etkinleştirildi	Aranabilir transkript ve oynatma bağlamı	Depolama ve gizlilikle ilgili sorular oluşturabilirsiniz

Microsoft'un Copilot tarafından oluşturulan notlar için destek kılavuzunda, kullanıcıların toplantı sohbetinden Copilot'ı seçebilecekleri, daha fazla istem seçebilecekleri, toplantı notları oluşturabilecekleri, bunları kopyalayabilecekleri ve başka yerlere yapıştırabilecekleri belirtilirken, yapay zeka çıktısının yanlış olabileceği için doğrulanması gerektiği de hatırlatılıyor.

8. Teams'te Daha İyi Yapay Zeka Notları İçin En İyi Toplantı Kurulumu 🧠

Teams'te yapay zeka notlarını nasıl etkinleştireceğinizi bilmek işin yarısı. Değerli notlar almak ise diğer yarısı. Yapay zeka yapılandırmada iyidir, ancak kulaklık takmış bir zihin okuyucu değildir. Temiz girdilere ihtiyaç duyar.

Şu kurulumu kullanın:

• Toplantıdan önce net bir gündem belirleyin.

• Kararları yüksek sesle söyleyin: “Karar: Pilot uygulamayı gelecek hafta başlatacağız.”

• Sorumluluğu sözlü olarak belirtin: "Maya, finans departmanıyla olan takip işlemlerinden sorumlu."

• Konu değiştirmeden önce kısa bir ara verin.

• Beş kişinin birbirinin sözünü kesmesini önleyin. Evet, iddialı bir hedef.

• Görev sahipliğini daha net hale getirmek için isimleri tutarlı bir şekilde kullanın.

• Toplantı dilini mümkün olduğunca tutarlı tutun.

• Notları geniş kitlelerle paylaşmadan önce kontrol edin.

Toplantı yöneticisi, toplantı davetiyesinden veya Loop toplantı notlarından gündemleri tespitve toplantı sırasında gündem konularının takibine yardımcı olabilir.

Sessizce etkili bir yöntem: Yapılacak işleri, çok yorgun bir asistana anlatıyormuş gibi duyurun. Robotik değil, sadece net. "Yapılacak iş: Jordan güncellenmiş sunumu gönderecek." Bu tür cümleler, yapay zeka notlarını çok daha anlaşılır hale getiriyor.

9. Yapay Zeka Notları Görünmediğinde Sık Karşılaşılan Sorunlar ⚠️

Eğer Teams'te yapay zeka notları görünmüyorsa, hemen özelliğin bozuk olduğunu varsaymayın. Bozuk olabilir, ancak bunun dışında birçok normal engelleyici faktör olabilir.

Yaygın nedenler şunlardır:

• Kullanmaya çalıştığınız özellik için Copilot veya Teams Premium üyeliğiniz bulunmuyor

• Teams toplantı politikalarında yardımcı pilot devre dışı bırakıldı

• Organizatör veya başlatmaya çalışan kişi için transkripsiyon devre dışı bırakılmıştır

• Toplantı , yapay zeka özet notları için çok kısa

• Toplantı tutanağı kaydedilmedi.

• Desteklenmeyen toplantı türü, örneğin kolaylaştırıcı için kanal toplantısı.

• Yanlış rol üstlenme, örneğin bir katılımcının moderatöre karşı olumsuz bir tavır takınmaya çalışması gibi.

• Dış katılımcı sınırlamaları.

• Hassasiyet etiketleri veya şifreleme engelleme gündemi çıkarımı.

Microsoft'un belgelerinde, Teams'in etkinlik transkriptlerini, katılım verilerini ve PowerPoint Live verilerini ; bu nedenle transkript verilerinin eksik olması, yapay zeka özetinin değerinin de eksik olması anlamına gelebilir.

Canlı moderatör notları için, toplantı sırasında moderatör özelliğini yalnızca masaüstü veya web üzerinden kullanan organizatörlerin ve sunum yapanların açıp kapatabileceğini unutmayın. Mobil kullanıcılar canlı notları görüntüleyebilir ancak özelliği aynı şekilde etkinleştiremezler.

10. Gizlilik, İzinler ve "Lütfen Bunu Doğrulayın" Kuralı 🔐

Yapay zeka notları faydalı olsa da, bir hukuk stenografı, bir uyumluluk görevlisi veya en detaycı iş arkadaşınız değiller. Toplantı verilerinden oluşturulurlar ve bağlamı kaçırabilir, bir şeyi garip bir şekilde ifade edebilir veya dağınık bir tartışmayı yalnızca kısmen doğru olan, kendinden emin görünen bir özete dönüştürebilirler.

Microsoft, Teams özetlerinde yapay zeka tarafından oluşturulan içeriğin etkinlik metnine dayandığını ve GPT ile diğer yapay zeka modelleri tarafından desteklendiğini ve bu nedenle yanlış, eksik veya uygunsuz olabileceğini belirtiyor

Dolayısıyla pratik kural basittir:

• Müşterilere göndermeden önce yapay zeka notlarını gözden geçirin.

• Kararları, sayıları, isimleri ve son teslim tarihlerini kontrol edin.

• Hassas bilgileri saklamadan veya iletmeden önce doğrulayın.

• Hukuki, insan kaynakları, finansal veya düzenlemeye tabi kararlar için tek kayıt kaynağı olarak yapay zeka notlarına güvenmekten kaçının.

• Katılımcıların transkripsiyon ve yapay zeka tarafından oluşturulan özetleme politikalarını anladığından emin olun.

Teams ayrıca , kopyalama, iletme, kayıt alma, transkript oluşturma ve yapay zeka tarafından oluşturulan analizler de dahil olmak üzere hassas toplantı içerikleri için toplantı seçenekleri ve yönetici kontrolleri sunmaktadır

Burada biraz paranoya sağlıklıdır. Komplo teorilerine dayalı paranoya değil, sadece "yapay zeka özetini okumadan yönetim kurulu notuna yapıştırmamak daha iyi olabilir" türünden bir paranoya.

11. Ekip Yöneticileri ve Müdürleri için Dağıtım İpuçları 🚀

Yapay Zeka Notları'nı kullanıma sunmak, sadece bir düğmeye basıp herkesin bir eğitim videosundaki gibi davranmasını ummaktan çok daha etkili oluyor.

Basit bir uygulama planı:

1. Küçük bir pilot grup seçin.

2. Lisansları ve politikaları onaylayın.

3. Bu grup için transkripsiyonu ve Copilot ayarlarını etkinleştirin.

4. Bir test toplantısı oluşturun.

5. Canlı moderatör notlarını deneyin.

6. Toplantı sonrası özetleme için yapay zeka notlarını deneyin.

7. Kullanıcılarınızın gördüğü adımları eksiksiz olarak belgeleyin.

8. Yapay Zeka Notlarını ne zaman kullanacağınıza dair kısa bir şirket içi kılavuz oluşturun.

9. Gizlilik hatırlatıcılarını ekleyin.

10. İnsanlara onları neyin şaşırttığını sorun, çünkü size söyleyeceklerdir. Hem de yüksek sesle.

Pilot uygulamanın nedeni, Teams deneyimlerinin lisanslama, yönetici politikaları, toplantı türü, istemci sürümü ve kurumsal ayarlara bağlı olarak değişebilmesidir. Tek bir büyük kırmızı düğme değil. Daha çok, bazıları diğerlerinden daha iyi etiketlenmiş düğmelerle dolu bir çekmeceye benziyor.

12. Hızlı Cevap: Teams'te Yapay Zeka Destekli Notlar Nasıl Etkinleştirilir 🏁

İşte Teams'te Yapay Zeka Notlarını etkinleştirmenin:

Yöneticiler için:

• Teams yönetim merkezine gidin .

• Açık Toplantılar > Toplantı politikaları.

• Kayıt ve transkripsiyon bölümünde , doğru Copilot politikasını etkinleştirin.

• Yazıya dökme izninin verildiğinden emin olun.

• Politikayı doğru kullanıcılara atayın.

Organizasyon komitesi üyeleri için:

• Planlanmış bir Teams toplantısı oluşturun.

• Seçenekler > Yardımcı Pilot ve diğer Yapay Zeka seçeneklerini açın .

• "Yardımcı Pilot ve Kolaylaştırıcıya İzin Ver" seçeneğini etkinleştirin

• Kolaylaştırıcıyı açın .

• Ayarları uygulayın.

Toplantı sırasında:

• Daha fazla işlem seçeneğini belirleyin .

• Kolaylaştırıcıyı Aç seçeneğini seçin .

• Yapay zekâ tarafından oluşturulan notların görünmesi için birkaç dakika bekleyin.

Toplantıdan sonra:

• Toplantı sohbetini açın.

• Özet sayfasına git .

• Notlar veya Yapay Zeka notları seçeneğini seçin .

Bu, işin temiz versiyonu. Pratik versiyon ise lisansları, politikaları, transkripsiyonu, rolleri kontrol etmeyi ve Teams'in sorunlu bir gün geçirip geçirmediğini incelemeyi içeriyor.

Son Düşünceler 💬

Teams'te yapay zeka notlarını etkinleştirmek, parçalar bir araya getirildikten sonra zor değildir, ancak parçaları karıştırmak kolaydır. Yöneticiler politika kısıtlamalarını kontrol eder. Organizatörler toplantı kurulumunu kontrol eder. Sunum yapanlar ve organizatörler, desteklenen toplantılarda Kolaylaştırıcıyı etkinleştirebilir. Transkripsiyon, yapay zekaya üzerinde çalışabileceği bir şey sağlar. Özet, toplantının aranabilir, gözden geçirilebilir ve - ideal olarak - hafıza karmaşasından arındırılmış hale geldiği yerdir.

En iyi kurulum basittir: doğru politikaları etkinleştirin, transkripsiyonu açın, toplantıyı düzgün bir şekilde planlayın, canlı notlar önemli olduğunda Kolaylaştırıcıyı kullanın ve çıktıyı taş tabletlere kazınmış gerçekmiş gibi ele almadan önce gözden geçirin 🪨. Yapay Zeka Notları çok yardımcıdır, ancak yine de insanların birbirini kesmesini dinleyen bir makinenin notlarıdır. Yani evet, kullanın. Sadece bir kaşınızı hafifçe yukarıda tutun.

Gerçek dünya örneği: Haftalık müşteri proje toplantısı için yapay zeka destekli notların kullanımı 🧾

Senaryo

Küçük bir web ajansının müşterisiyle haftalık 45 dakikalık bir Teams toplantısı yaptığını hayal edin. Aynı sorunlar sürekli ortaya çıkıyor: kararlar sohbette kayboluyor, yapılacak işler yarım yamalak hatırlanıyor ve her toplantıdan sonra birileri karışık notları müşteri güncellemesine dönüştürmek için 20-30 dakika harcıyor.

Bu kurgusal ama gerçekçi bir örnek senaryo. Ajans, toplantı notlarının ilk taslağını oluşturmak için Teams'te yapay zeka notlarını kullanıyor, ardından proje yöneticisi, müşteriye gönderilmeden önce çıktıyı inceliyor. Son kısım önemli. Yapay zeka, idari iş yüküne yardımcı oluyor, projeyi anlayan insanı yerini almıyor.

Toplantı Teams'te planlanmış, transkripsiyon etkinleştirilmiş ve görüşme başlamadan önce Kolaylaştırıcı özelliği açılmış durumda. Bu, makalenin ana noktasıyla örtüşüyor: Yapay Zeka Notları, lisanslama, toplantı politikası, transkripsiyon ve toplantı kurulumu önceden doğru şekilde ayarlandığında en iyi şekilde çalışır.

Asistanın ihtiyaç duyduğu şeyler

Bu düzenleme için organizatör şunları hazırlar:

Planlı bir Teams toplantısı, aceleyle yapılmış plansız bir görüşme değil.

Toplantı davetiyesinde kısa bir gündem yer almaktadır.

Toplantı için transkripsiyon özelliği etkinleştirildi.

Toplantı başlamadan önce moderatör devreye alınır.

Yapay zeka notlarını incelemekle görevlendirilen proje yöneticisi.

İsimler, tarihler, maliyetler, son teslim tarihleri ​​ve müşteri kararları için basit bir inceleme kontrol listesi.

İyi bir gündem şöyle olabilir:

Gündem:

Geçen haftanın teslimatlarını gözden geçirin.

Ana sayfa metnindeki değişiklikleri onaylayın.

Fiyatlandırma sayfası videosunu saklayıp saklamayacağınıza karar verin.

Başlatma görevleri için sorumlular atayın.

Bir sonraki değerlendirme tarihini onaylayın.

Bu, yapay zekaya belirsiz bir "proje güncellemesi" davetinden daha fazla yapı kazandırır. Ayrıca insanların biraz daha düzenli kalmasına yardımcı olur ki bu her zaman bir avantajdır.

Örnek talimat

Toplantının başında organizatör şöyle bir şey söyleyebilir:

“Bugün kararları ve yapılacak işleri kaydetmek için yapay zeka tarafından oluşturulan notları kullanıyoruz. Lütfen kararları açıkça belirtin, her görev için sorumlu kişinin adını ekleyin ve mümkünse son teslim tarihlerini belirtin. Toplantıdan sonra paylaşmadan önce notları inceleyeceğiz.”

Toplantı sırasında proje yöneticisi yapılacak işleri açıkça ortaya koyabilir:

"Karar: Fiyatlandırma sayfası videosunu lansmana saklıyoruz."

“Yapılacak iş: Priya, revize edilmiş ana sayfa metnini Perşembe günü saat 15:00'e kadar gönderecek.”

“Yapılacak iş: Mark, Cuma gününden önce analitik etiketlerin doğru şekilde çalışıp çalışmadığını kontrol edecek.”

Bu ilk başta biraz resmi gelebilir, ancak yapay zekaya üzerinde çalışabileceği temiz bir zemin sağlar. Belirsiz tartışmalar girer, belirsiz notlar çıkar. Net kararlar girer, pratik notlar çıkar.

Nasıl test edilir?

Ekibin tamamına uygulamadan önce, üç toplantılık küçük bir test gerçekleştirin.

1. Toplantı: Sadece normal el yazısı notları kullanın.

2. Toplantı: Yapay Zeka Notları kullanılacak, ancak yapılandırılmış bir gündem olmayacak.

3. Toplantı: Net bir gündem ve sözlü eylem maddesi formatı kullanarak AI Notes uygulamasını kullanın.

Her toplantıdan sonra şunları kontrol edin:

Müşteriye teslim edilecek nihai notların hazırlanması ne kadar sürer?.

Kaç adet işlem maddesinin düzeltilmesi gerekiyor?.

Son teslim tarihlerinin doğru kaydedilip kaydedilmediği.

Her göreve doğru sorumlunun atanıp atanmadığı.

Özetin, üzerinde anlaşmaya varılmamış herhangi bir hususu içerip içermediği.

İncelemeyi yapan kişi, herhangi bir şeyi dışarıya göndermeden önce yapay zeka notlarını transkript ile karşılaştırmalıdır. Bu, özellikle para, zaman çizelgeleri, yasal ifadeler, onaylar veya müşteri taahhütleri söz konusu olduğunda önemlidir.

Sonuç

Üç adet 45 dakikalık proje toplantısının zamanlamasına dayalı örnek sonuç:

Sadece manuel notlar: Temiz bir istemci güncellemesi oluşturmak 28 dakika sürer.

Belirgin bir gündemi olmayan yapay zeka notları: Notları gözden geçirmek ve düzenlemek için 17 dakika.

Gündem ve açıkça belirtilmiş eylem maddeleri içeren yapay zeka notları: Son güncellemeyi gözden geçirmek ve göndermek için 9 dakika.

Bu, manuel sürece kıyasla toplantı başına tahmini 19 dakika tasarruf anlamına geliyor. Ayda dört haftalık müşteri toplantısı göz önüne alındığında, bu bir proje yöneticisi için aylık yaklaşık 76 dakika tasarruf demektir.

Kalite kontrolü, zaman tasarrufu kadar önemlidir. Bu örnek testte, yapılandırılmış AI Notes sürümü 9 eylem maddesinden 8'ini doğru bir şekilde yakaladı. Tek hata, insan müdahalesi gerektiren bir son tarih oldu. İşte tam da bu nedenle AI Notes, nihai doğruluk kaynağı olarak değil, güçlü bir ilk taslak olarak ele alınmalıdır.

Neler ters gidebilir?

En yaygın hata, belirsiz ifadelerdir. Eğer biri "Şunu gelecek hafta halledelim" derse, yapay zeka "şunun" kime ait olduğunu veya "gelecek hafta"nın ne anlama geldiğini bilemeyebilir.

Diğer riskler şunlardır:

Bir görevin yanlış kişiye verilmesi.

Yumuşak bir önerinin kesin bir karar gibi yazılması.

Son teslim tarihinin kaçırılması veya yanlış anlaşılması.

Müşteriye ait hassas bilgilerin, çok geniş bir kitleyle paylaşılan notlarda yer alması.

Toplantı tutanağının mevcut olmaması, toplantı sonrası özetin önemini azaltıyor.

Organizasyon komitesi, yapay zeka notlarının düzenli göründükleri için otomatik olarak doğru olduğunu varsayıyor.

Çözüm gösterişli değil ama etkili: bir inceleme kontrol listesi kullanın, toplantı bitmeden önce eylem maddelerini onaylayın ve ham yapay zeka notlarını doğrudan müşteriye göndermeyin.

Pratik çıkarımlar

Teams'deki Yapay Zeka Notları, toplantı zaten iyi yönetildiğinde en iyi sonucu verir. Bir gündem ekleyin, doğru ayarları açın, kararları net bir şekilde ifade edin ve bir kişiyi incelemeden sorumlu tutun. Bunu yaparsanız, Yapay Zeka Notları, karmaşık bir toplantıyı, herkesin daha sonra tartışması gereken başka bir belge oluşturmak yerine, dakikalar içinde kullanılabilir bir takip toplantısına dönüştürebilir.

SSS

Yönetici olarak Teams'te yapay zeka destekli notları nasıl etkinleştiririm?

Yönetici olarak Teams'te Yapay Zeka Notlarını etkinleştirmek için, Teams yönetici merkezinden başlayın. Toplantılar'a gidin, Toplantı politikalarını açın ve Kayıt ve transkripsiyon bölümünü inceleyin. Copilot'un izin verildiğinden ve transkripsiyonun doğru kullanıcılar için etkinleştirildiğinden emin olun. Politika ayrıca Yapay Zeka Notlarına erişmesi gereken kişilere de atanmalıdır.

Teams'te AI Notes için hangi lisanslara ihtiyacım var?

Lisans, kullanmak istediğiniz yapay zeka notları özelliğine bağlıdır. Facilitator ile canlı yapay zeka tarafından oluşturulan notlar genellikle Microsoft 365 Copilot gerektirir. Recap'teki yapay zeka notları ise Teams Premium veya Copilot erişimine bağlı olabilir. Birçok kuruluşta, yöneticilerin özelliğin kullanılabilir olduğunu varsaymadan önce hem lisanslama hem de toplantı politikalarını kontrol etmeleri gerekir.

Yapay zeka notları neden Teams toplantımda görünmüyor?

Copilot devre dışı bırakılmışsa, transkripsiyon engellenmişse veya toplantı türü desteklenmiyorsa, yapay zeka notları görünmeyebilir. Toplantı ayrıca çok kısa olabilir, transkripsiyonu yapılmamış olabilir veya doğru düzenleyici izinleri eksik olabilir. Yaygın bir çözüm, kullanıcının lisansını, Teams toplantı politikasını, transkripsiyon ayarlarını ve toplantının anında başlatılmak yerine planlanıp planlanmadığını kontrol etmektir.

Canlı Teams toplantısı sırasında yapay zeka notlarını açabilir miyim?

Evet, desteklenen toplantılarda, bir düzenleyici veya sunucu toplantı sırasında Kolaylaştırıcı özelliğini açabilir. Bunu genellikle toplantı kontrollerindeki Daha fazla işlem bölümünden, ardından Kolaylaştırıcıyı aç seçeneğini seçerek yaparlar. Notların görünmesi birkaç dakika sürebilir çünkü Teams, yararlı notlar oluşturabilmesi için önce transkriptten tartışma içeriğine ihtiyaç duyar.

Teams toplantısından sonra yapay zeka notlarını nerede bulabilirim?

Toplantıdan sonra, Teams'te toplantı sohbetini açın ve Özetle'yi seçin. Kurulumunuza bağlı olarak, Notlar veya Yapay Zeka notları görebilirsiniz. Toplantı yöneticisi tarafından oluşturulan notlar da toplantı sohbeti ve toplantı notları aracılığıyla görünebilir. Genellikle, toplantı sonrası Yapay Zeka notları, toplantı yazıya döküldüğünde ve özellik gereksinimlerini karşıladığında en iyi sonucu verir.

Kolaylaştırıcı, Özet ve Yardımcı Toplantı Notları arasındaki fark nedir?

Kolaylaştırıcı, esas olarak toplantı sırasında yapay zeka tarafından canlı olarak oluşturulan notlar içindir. Özet bölümünde ise kullanıcılar notları, görevleri ve toplantı içeriğini daha sonra gözden geçirir. Copilot toplantı notları, toplantı sohbetinden veya özet bölümünden Copilot deneyimi aracılığıyla oluşturulur. Bunlar örtüşen özelliklerdir, ancak tam olarak aynı değillerdir, bu nedenle kurulum gereksinimleri farklılık gösterebilir.

Yapay zeka notlarının çalışması için Teams toplantılarının transkripsiyonuna ihtiyaç var mı?

Birçok Teams yapay zeka notu iş akışında, yapay zekanın analiz edebileceği bir şey sağladığı için transkripsiyon çok önemlidir. Özellikle özet yapay zeka notları, transkripsiyonun kullanılabilirliğine ve toplantı uygunluğuna bağlıdır. Yöneticiler, toplantı politikalarında transkripsiyona izin verildiğini doğrulamalı ve organizatörler, toplantı sonrası notlara ihtiyaç duyduklarında toplantının transkripsiyonunun yapıldığından emin olmalıdır.

Teams'te Yapay Zeka Notları için Kolaylaştırıcı özelliğini kim etkinleştirebilir?

Kolaylaştırıcı özelliği genellikle masaüstü veya web üzerinden Teams kullanan organizatörler veya sunum yapanlar tarafından etkinleştirilebilir. Mobil kullanıcılar canlı notları görüntüleyebilir, ancak Kolaylaştırıcı özelliğini kendileri etkinleştiremeyebilirler. Bu rol farklılığı, bir katılımcının not seçeneğini görürken diğerinin etkinleştirememesinin nedenini sıklıkla açıklar.

Teams'te yapay zeka tarafından oluşturulan toplantı notlarını nasıl daha iyi hale getirebilirim?

Net bir gündem kullanın, kararları yüksek sesle dile getirin ve eylem maddelerini isimleriyle açıkça belirtin. Mümkün olduğunca insanların birbirinin sözünü kesmesini önleyin ve toplantı dilini tutarlı tutun. Yapay zeka notları, toplantının bir yapısı olduğunda en iyi sonucu verir. Ayrıca, notları geniş çapta paylaşmadan önce gözden geçirmek de faydalıdır.

Teams'deki yapay zeka notları paylaşılacak kadar güvenilir mi?

Yapay zeka notları faydalı olsa da, özellikle müşteriler veya yöneticilerle paylaşılmadan önce kontrol edilmelidir. İsimler, numaralar, kararlar, son tarihler ve hassas ayrıntılar gözden geçirilmelidir. Makalenin pratik kuralı, yapay zeka notlarını mükemmel bir yasal veya uyumluluk kaydı olarak değil, faydalı bir taslak olarak ele almaktır. İnsan incelemesi hala önemlidir.

Referanslar

1. Microsoft Destek - Microsoft Teams toplantılarında kolaylaştırıcı - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Copilot toplantı politikası ayarları - learn.microsoft.com

En Yeni Yapay Zeka Ürünlerini Resmi Yapay Zeka Asistanı Mağazasında Bulun

Hakkımızda