İş Hayatında Yapay Zekayı Nasıl Kullanabilirsiniz? [Video ve Sınav]

Özetle: Düşük riskli taslak hazırlama, özetleme, düzenleme ve analiz işlerinde yapay zekayı kullanın, ancak doğruluk ve kararlar konusunda insanları sorumlu tutun. Tekrarlayan bir görevle başlayın, hassas bilgileri kaldırın ve her çıktıyı gözden geçirin - özellikle de birinin haklarını, geçimini, güvenliğini veya geleceğini etkileyebilecek durumlarda.

Sorumluluk: Nitelikli kişilerin yüksek etkili kararlar ve nihai onaylardan sorumlu olmasını sağlayın.

Gizlilik: Onaylanmış araçları kullanın ve herhangi bir şey göndermeden önce gizli veya kimlik bilgilerini kaldırın.

Şeffaflık: İş yeri politikası, müşteri beklentileri veya potansiyel sonuçlar gerektirdiğinde yapay zeka kullanımını açıklayın.

Doğrulama: Gerçekleri, sahipleri, son teslim tarihlerini ve varsayımları orijinal kaynak materyalle karşılaştırarak kontrol edin.

Test Etme: Herhangi bir iş akışını genişletmeden önce toplam süreyi, gerekli düzeltmeleri ve kullanıcı üzerindeki etkisini ölçün.

1. İşyerinde Yapay Zeka Kullanımı Neleri İçerir?

İş yerinde yapay zekayı kullanmak, mutlaka bir kişinin yerini almak veya bir işi tamamen otomatikleştirmek anlamına gelmez. Çoğu iş yerinde yapay zeka, destekleyici bir araç.

Onu hızlı, biraz fazla özgüvenli bir asistan gibi düşünün.

Size şu konularda yardımcı olabilir:

• E-posta ve belge taslakları

• Uzun bilgileri özetleyin

• Fikir üretin

• Dağınık notları düzenleyin

• Temel verileri analiz edin

• Toplantılara hazırlanın

• Kontrol listeleri ve planlar oluşturun

• Farklı hedef kitlelere uygun içerikler yeniden yazıldı

• Bilmediğiniz kavramları açıklayın

• Kaba düşünceleri kullanılabilir bir şeye dönüştürün

Yapay zeka çoğu zaman saniyeler içinde iyi bir ilk versiyon üretebilir. Mükemmel olmayabilir; bazen aşırı resmi, bazen tekrarlayıcıdır ve zaman zaman da kendinden emin bir şekilde çıkmaz sokağa girer.

Yine de, bir şeyle başlamak genellikle hiçbir şeyle başlamaktan daha kolaydır.

Amaç, yapay zekanın sizin yerinize düşünmesini sağlamak değil. Amaç, düşük değerli engellerle daha az zaman harcayarak, muhakeme, yaratıcılık, ilişkiler ve kararlar için daha fazla enerjiye sahip olmanızı sağlamaktır.

2. İş Yerinde Yapay Zekayı Kullanmayı Öğrenmenin Önemi

İş hayatı, hak ettiğinden daha fazla zaman alan küçük görevlerle doludur.

Beş dakikalık bir e-posta, doğru giriş cümlesini bulamadığınız için yirmi dakikaya uzuyor. Bir toplantı üç sayfa notla sonuçlanıyor ama net bir eylem planı yok. Üst yönetim, müşteriler ve teknik ekip için bir raporun yeniden yazılması gerekiyor. Birdenbire öğleden sonranın yarısı uçup gidiyor.

Yapay zeka, bilgilerin bir biçimden diğerine aktarılması için harcanan süreyi azaltabilir.

Örneğin:

• Notlar özet haline gelir

• Özet bir e-postaya dönüştürülür

• Bir e-posta, sunum taslağına dönüşüyor

• Kabaca bir fikir, proje planına dönüşür

• Bir elektronik tablo, yazılı bir açıklamaya dönüşür

• Karmaşık bir politika, anlaşılır ve erişilebilir bir rehbere dönüşüyor

burada ortaya çıkar. Dramatik "Artık yapay zeka şirketi yönetiyor" anlarında değil, onlarca küçük iyileştirmede.

Bu biraz ayakkabınızdan çakıl taşlarını temizlemeye benziyor. Tek bir çakıl taşı sorun yaratmaz, ama bütün gün on iki tane çakıl taşıyla dolaşmak gülünçtür.

Yapay zeka, uzmanlığa erişimi de daha kolay hale getirebilir. Yeni bir çalışan, bilmediği terimlerin açıklamasını isteyebilir. Bir yönetici, geri bildirimi yapılandırmanın farklı yollarını araştırabilir. Bir satış elemanı, henüz anlamadığı bir sektör için sorular hazırlayabilir.

Dikkatli kullanıldığında, yapay zeka insanların daha hızlı bir şekilde sağlam bir başlangıç ​​noktasına ulaşmalarına yardımcı olur.

3. Yapay Zekaya Verilebilecek En İyi İş Yeri Görevleri

İş yerinde yapay zekanın nasıl kullanılacağını anlamanın en kolay yolu, görevleri üç kategoriye ayırmaktır: oluşturma, dönüştürme ve analiz etme.

Yaratmak

Yapay zeka, talimatlarınız doğrultusunda ilk taslağı oluşturabilir.

Örnekler şunlardır:

• E-postalar

• Teklifler

• İş tanımları

• Gündemler

• Sosyal medya paylaşımları

• Eğitim materyalleri

• Müşteri yanıtları

• Sunumun ana hatları

• Mülakat soruları

Burada "ilk taslak" ifadesi önem taşıyor. Yapay zeka tarafından oluşturulan içerik, gönderilmeden, yayınlanmadan veya sunulmadan önce normalde gözden geçirilmelidir.

Dönüştür

Bu, yapay zekanın iş yerindeki en güçlü kullanım alanlarından biridir. Ona mevcut bilgileri veriyorsunuz ve biçimini, uzunluğunu, stilini veya karmaşıklık düzeyini değiştirmesini istiyorsunuz.

Örneğin:

• Uzun bir raporu kısaltın

• Notları eylem maddelerine dönüştürün

• Müşteriler için teknik dili yeniden yazın

• Bir paragrafı madde işaretlerine dönüştürün

• Mesajınızın daha profesyonel görünmesini sağlayın

• Bir transkripti özet haline getirin

• Kurum içi jargonunu anlaşılır, günlük dile çevirin

Dönüştürme görevleri genellikle iyi sonuç verir çünkü yapay zekanın üzerinde çalışabileceği bir materyal vardır. Her şeyi sıfırdan icat etmiyor.

Analiz et

Yapay zeka ayrıca kalıpları belirlemeye, bilgileri karşılaştırmaya ve bir problemi yapılandırmaya yardımcı olabilir.

Pratik analiz görevleri şunları içerir:

• Müşteri geri bildirimlerini temalar halinde gruplandırmak

• Birkaç seçeneği karşılaştırmak

• Olası risklerin belirlenmesi

• Bir plandaki eksiklikleri bulmak

• Artıları ve eksileri oluşturmak

• Gözden kaçırmış olabileceğiniz soruları öneriyoruz

• Bir veri kümesindeki eğilimleri açıklamak

• Destek taleplerini kategorize etme

Ancak yapay zeka analizi, sorgulanamaz bir gerçek olarak değil, bir yardımcı unsur olarak ele alınmalıdır. Bağlamı gözden kaçırabilir veya makul görünen ancak tamamen yanlış olan varsayımlarda bulunabilir. İnsan değerlendirmesi hâlâ direksiyonu elinde tutuyor 🚗

4. Karşılaştırma Tablosu: İş Yerinde Yapay Zekayı Kullanmanın Pratik Yolları

İşyeri görevi	Yapay zekâ neler yapabilir?	Sağlanacak en iyi girdi	İnsan incelemesi gerekli mi?	Neden işe yarıyor?
E-posta yazımı	Taslak haline getirmek, kısaltmak, yumuşatmak, netleştirmek	Alıcı, amaç, temel bilgiler, istenen eylem	Evet	Boş sayfa sürtünmesini ortadan kaldırır
Toplantı notları	Eylemleri özetleyin ve çıkarın	Transkript veya yapılandırılmış notlar	Kesinlikle	Tartışmayı kararlardan hızla ayırır
Araştırma planlaması	Sorular ve konu alanları önerin	Net amaç ve hedef kitle	Evet - gerçeklerin doğrulanması gerekiyor	Başlangıç ​​çerçevesi oluşturmaya yardımcı olur
Proje yönetimi	Planlar, kilometre taşları ve riskler oluşturun	Kapsam, son tarih, ekip, kısıtlamalar	Evet	Dağınık bilgileri düzenler
Veri yorumlaması	Desenleri ve anormallikleri açıklayın	Temiz veri ve iş bağlamı	Güçlü bir değerlendirme gerekiyor	Sayıları tartışmayı kolaylaştırır
Beyin fırtınası	Fikirler ve alternatifler üretin	Belirli sorun ve sınırlar	Ilıman	Çeşitli sonuçlar verir, bazen beklenmedik derecede etkili olur
Müşteri desteği	Yanıt taslakları hazırlayın ve konuları sınıflandırın	Müşteri mesajı ve şirket yönergeleri	Evet, özellikle hassas vakalarda	Rutin yanıtları hızlandırır
Belge düzenleme	Üslubu, dilbilgisini ve yapıyı iyileştirin	Orijinal metin ve hedef kitle	Genellikle	Cümle cümle düzenlemekten daha hızlı
Öğrenme	Kavramları açıklayın ve testler oluşturun	Konu, beceri düzeyi, çalışma senaryosu	Hafif ila orta	Eğitimi daha kişiselleştirilmiş hale getirir
Karar desteği	Seçenekleri karşılaştırın ve riskleri ortaya çıkarın	Kriterler, kısıtlamalar, öncelikler	Kesinlikle	Düşünceleri netleştirir, ancak sizin yerinize karar vermemelidir

Tablo önemli bir noktayı açıkça ortaya koyuyor: Yapay zeka, görev iyi tanımlandığında en iyi performansı gösterir.

“Projemle ilgili yardım” ifadesi belirsiz.

“BT, müşteri desteği ve satış ekiplerini içeren küçük bir dahili yazılım güncellemesi için altı adımlı bir lansman kontrol listesi oluşturun” ifadesi, yapay zekaya üzerinde çalışabileceği somut bir şey sunar.

Belirli girdi, belirli çıktı üretir. Devrim niteliğinde sayılmaz, ama doğru.

5. İş İçin Daha İyi Yapay Zeka İstemleri Nasıl Yazılır?

Karmaşık bir komut istemi formülüne ihtiyacınız yok. Yapay zekanın iyi bir örneğin neye benzediğini anlaması için yeterli bağlam sağlamanız yeterli.

Güvenilir bir iş yeri hatırlatıcısı genellikle beş unsur içerir:

Görev

Tam olarak ne istediğinizi belirtin.

Örnek:

“Teslimat gecikmesini açıklayan bir e-posta taslağı hazırlayın.”

Bağlam

Olanları ve görevin neden önemli olduğunu açıklayın.

Örnek:

"Tedarikçi, stok sorunu nedeniyle sevkiyatı dört gün geciktirdi."

izleyiciler

Yapay zekaya sonucu kimin okuyacağını veya kullanacağını söyleyin.

Örnek:

"Hedef kitle, zaten hayal kırıklığına uğramış uzun vadeli bir müşteri kitlesidir."

İstenilen ton veya format

Cevabın nasıl duyulması veya görünmesi gerektiğini açıklayın.

Örnek:

“Sakin, doğrudan ve sorumluluk odaklı bir üslup kullanın. 150 kelimeyi geçmemeye özen gösterin.”

Gerekli detaylar

Dahil edilmesi gereken bilgileri listeleyin.

Örnek:

“Değiştirilmiş teslimat tarihini, iade seçeneğini ve destek iletişim bilgilerini belirtin.”

Bir araya getirildiğinde, soru şu hale gelir:

“Uzun süredir müşterimiz olan birine, tedarikçi stok sorunu nedeniyle gönderilerinin dört gün geciktiğini açıklayan bir e-posta taslağı hazırlayın. Sakin, doğrudan ve sorumluluk bilinciyle yazılmış bir üslup kullanın. 150 kelimeyi geçmemesine dikkat edin. Yeni teslimat tarihini, para iade seçeneğini ve destek iletişim bilgilerini ekleyin.”

Bu seçenek, "Gecikme e-postası yaz" seçeneğine göre neredeyse her zaman daha iyi bir sonuç verecektir

Yapay zekâdan kendi cevabını gözden geçirmesini de isteyebilirsiniz:

• Bunu daha az resmi hale getirelim

• Tekrarları kaldırın

• Daha net bir harekete geçirici mesaj ekleyin

• Bu metni üst düzey yöneticilere yönelik olarak yeniden yazın

• Desteklenmeyen varsayımları belirleyin

• Bana üç tane daha güçlü alternatif verin

• Bu öneriye itiraz edin

Sonuncusu özellikle değerli. Yapay zekâ her zaman sizin tezahüratçınız olmak zorunda değil. Bazen, "Peki ya bu varsayım yanlışsa?" diye soran, hafifçe sinir bozucu bir meslektaş gibi olmalı. 🧐

6. E-postalar ve İş Yeri İletişimi için Yapay Zeka Nasıl Kullanılır?

Başlamak için en kolay yer genellikle e-postadır.

Yapay zeka, ne söylemek istediğinizi bildiğiniz ancak doğru kelimeleri bulamadığınız durumlarda yardımcı olabilir. Ayrıca, çok açık, çok belirsiz veya gereğinden üç paragraf daha uzun mesajlardan kaçınmanıza da yardımcı olabilir.

Pratik talepler şunları içerir:

• Bunu samimi ama kararlı bir üslupla yeniden yazın

• Bunu daha özlü hale getirin

• Net bir son tarih ekleyin

• Duygusal ifadelerden kaçının

• Bunu üst düzey yöneticiler için uygun hale getirin

• Bunu kibar bir takip sorusuna dönüştürün

• Bunu teknik terimler kullanmadan açıklayın

• Üç farklı konu başlığı seçeneği oluşturun

Yapay zeka özellikle hassas iletişimlerde kullanışlıdır, ancak dikkatli olmak önemlidir. Performans sorunu, şikayet, hukuki endişe veya kişisel bir konu, sıradan bir pazarlama başlığı gibi ele alınmamalıdır.

Mesajı yapılandırmak için yapay zekayı kullanın, ardından her cümleyi gözden geçirin.

Kendinize şu soruyu sorun:

• Bu doğru mu?

• Bana benziyor mu?

• Bu ifade yanlış anlaşılmış olabilir mi?

• İlişkinin üslubu uygun mu?

• İçerisinde girilmemesi gereken özel bilgiler var mı?

• Adımı altına yazmak konusunda kendimi rahat hissediyor muyum?

Son soru, en basit kalite kontrol testidir. İmzalamakta tereddüt ediyorsanız, göndermeyin.

7. Yapay Zekayı Gerçek Sonuçlar Üreten Toplantılar İçin Kullanmak

Toplantılar çok fazla bilgi üretir, ancak nedense her zaman çok fazla netlik sağlamaz.

Yapay zeka, bir toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında yardımcı olabilir.

Toplantıdan önce

Yapay zekayı şu amaçlarla kullanın:

• Bir gündem oluşturun

• Temel soruları belirleyin

• Arka plan bilgilerini özetleyin

• Konuşma noktaları hazırlayın

• İtirazları tahmin edin

• Bir karar çerçevesi taslağı hazırlayın

Pratik bir örnek şöyle olabilir:

“Müşteri entegrasyonundaki gecikmelerle ilgili 30 dakikalık bir toplantı gündemi oluşturun. Amaç, ana darboğazı belirlemek, sorumlusunu tespit etmek ve bu hafta için iki eylem seçmektir.”

Toplantıdan sonra

Yapay zeka, notları veya transkriptleri şunlara dönüştürebilir:

• Önemli kararlar

• Eylem maddeleri

• Sahipler

• Son teslim tarihleri

• Açık sorular

• Riskler

• Takip e-postaları

Çıktıya otomatik olarak güvenmeyin. Toplantı tutanakları hatalar, anlaşılmayan konuşmacılar, taahhüt gibi görünen şakalar ve şaka gibi duyulan taahhütler içerebilir.

Paylaşmadan önce özeti gözden geçirin.

İyi bir uygulama, yapay zekadan bilgileri üç gruba ayırmasını istemektir:

1. Onaylanmış kararlar

2. Önerilen fikirler

3. Çözülmemiş sorular

Bu, yarım yamalak tartışılan önerilerin bir gecede sihirli bir şekilde resmi politika haline gelmesini engeller.

8. Yapay Zekayı Araştırma Amaçlı Kullanmak ve Gereksiz Özgüven Üretmemek

Yapay zeka, araştırmaya başlamanıza, bir konuyu organize etmenize ve araştırılmaya değer alanları belirlemenize yardımcı olabilir.

Bu olabilir:

• Bilmediğiniz terimleri açıklayın

• Araştırma soruları oluşturun

• Kavramları karşılaştırın

• Kategori önerilerinde bulunun

• Bir taslak oluşturun

• Sağladığınız bilgileri özetleyin

• Varsayımları belirleyin

• Mülakat soruları oluşturun

• Eksik bakış açılarını vurgulayın

Yapmaması gereken şey, sizin tek bilgi kaynağınız haline gelmektir.

Yapay zeka , yanlış ayrıntılar, uydurma örnekler, güncelliğini yitirmiş bilgiler veya hak ettiğinden çok daha kesin görünen ifadeler üretebilir

İş yeri araştırmalarında yapay zekayı bölgenin kendisi olarak değil, harita yapımcısı olarak kullanın.

Mantıklı bir süreç şöyle görünür:

1. Yapay zekadan konuyu özetlemesini isteyin.

2. Önemli olan iddiaları belirleyin.

3. Önemli bilgileri güvenilir iç veya dış kaynaklar kullanarak doğrulayın.

4. Yapay zekadan doğrulanmış bulguları düzenlemesini isteyin.

5. Sonucu doğruluk ve yanlılık açısından gözden geçirin.

Yapay zekânın belirsizlik göstermesini de isteyebilirsiniz:

• Bu yanıtın hangi kısımları güvenilir olmayabilir?

• Ne gibi varsayımlarda bulunuyorsunuz?

• Hangi bilgileri doğrulamalıyım?

• Bu öneriyi değiştirecek hangi bilgiler var?

• Bu sonuca karşı en güçlü argümanı bana sunun.

Bu yönlendirmeler yapay zekayı hatasız hale getirmeyecek, ancak daha dikkatli düşünmeyi teşvik edecek.

9. Veriler, Raporlar ve Elektronik Tablolar İçin Yapay Zeka Nasıl Kullanılır?

Yapay zeka, özellikle tüm gününü elektronik tablolarla geçirmeyen kişiler için sayıları anlamayı kolaylaştırabilir.

Size şu konularda yardımcı olabilir:

• Formülleri açıklayın

• Elektronik tablo yapıları önerin

• Verileri kategorize edin

• Trendleri özetleyin

• Rakamları yazılı yorumlara dönüştürün

• Olası anormallikleri belirleyin

• Grafik önerileri oluşturun

• Taslak rapor bölümleri

• Teknik bulguları iş diline çevirin

Örneğin, şunu sormak yerine:

“Bu veriler ne anlama geliyor?”

Denemek:

“Bu aylık satış tablosunu inceleyin. En büyük üç değişikliği belirleyin, olası açıklamalar önerin ve sonuçlara varmadan önce sormam gereken soruları listeleyin.”

Bu kapanış maddesi önemlidir. Veriler nadiren kendini açıklar.

Satışlardaki düşüş, düşük talep, eksik kayıtlar, mevsimsel kalıplar, fiyat değişiklikleri, gecikmiş bir sözleşme veya birinin yanlışlıkla değerleri yanlış sütuna yapıştırması gibi nedenlerden kaynaklanabilir. Elektronik tablolar, son derece sakin görünürken küçük felaketler yaratma konusunda ustadır.

Yapay zekanın, yalnızca kopyalanmış bir veri kümesine dayanarak yüksek etkili finansal, operasyonel veya personel kararları almasına asla izin vermeyin.

Kontrol etmek:

• Verilerin eksiksiz olup olmadığı

• Birimlerin doğru olup olmadığı

• Kategorilerin tutarlı olup olmadığı

• Eksik değerlerin önemli olup olmadığı

• Yapay zekanın iş bağlamını yanlış anlamış olup olmadığı

• Korelasyonun nedensellik olarak ele alınıp alınmadığı

Yapay zeka yorumlamayı hızlandırabilir. Ancak sorumluluk yine de insanlara aittir.

10. Gizli ve Hassas Bilgilerin Korunması 🔐

Herhangi bir yapay zeka aracına iş yeri bilgilerini girmeden önce, kuruluşunuzun kurallarını anlayın.

Her yapay zeka platformunun gizli veriler için onaylı olduğunu varsaymayın.

Hassas bilgiler şunları içerebilir:

• Müşteri kayıtları

• Çalışan bilgileri

• Parolalar veya erişim kimlik bilgileri

• Tıbbi detaylar

• Hukuki belgeler

• Finansal veriler

• Yayınlanmamış ürün planları

• İç strateji

• Tescilli kod

• Sözleşme şartları

• Kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler

Mümkünse, kimlik bilgilerini kaldırın.

Giriş yapmak yerine:

“Acme sözleşmesinin son tarihini kaçıran Manchester operasyon ekibindeki Jordan Smith için bir performans değerlendirme raporu yazın.”

Şuna benzer bir şey kullanın:

“Önemli bir müşteri teslim tarihini kaçıran bir operasyon çalışanı için performans değerlendirmesi yazın. Geri bildirimi gerçekçi, yapıcı ve sonraki adımlara odaklı tutun.”

Bilgilerin anonimleştirilmesi, yapay zekanın yapılandırmaya yardımcı olmasına olanak tanırken riski de azaltır

Ayrıca kuruluşunuzun onaylı bir kurumsal yapay zeka sistemi sağlayıp sağlamadığını da kontrol edin. Bu araçlar daha güçlü veri kontrolleri, erişim yönetimi ve iç politikalar içerebilir.

Kolaylık, gizli kalması gereken bilgileri ifşa etmek için geçerli bir neden değildir. Bu yenilik değil, ofisteki dosya dolabını yağmurda açık bırakmak gibidir.

11. Yapay Zekanın Nihai Kararı Vermemesi Gereken Durumlar

Yapay zekâ bir kararı destekleyebilir, ancak bazı kararlar baştan sona insan sorumluluğu.

Şunlara özellikle dikkat edin:

• İşe alma ve işten çıkarma

• Çalışan disiplini

• Tıbbi kararlar

• Hukuki tavsiye

• Kredi veya finansal onaylar

• Güvenlik açısından kritik işler

• Uyumluluk kararları

• Performans puanlaması

• Hassas müşteri anlaşmazlıkları

• Ayrımcılık veya adaletle ilgili kararlar

Yapay zekâ, kanıtları özetlemeye, soruları belirlemeye veya senaryoları karşılaştırmaya yardımcı olabilir. Ancak, nitelikli insan gözetimi olmadan nihai kararı vermesine izin verilmemelidir.

Neden mi? Çünkü yapay zeka, insanların anladığı gibi sonuçları anlamıyor. Desenleri işleyebilir, ancak sorumluluk, empati, mesleki görev veya yaşanmış bağlam taşımaz.

Ayrıca , örneklerde, tarihsel verilerde veya bir sorunun sunulma biçiminde gizlenmiş önyargıları da yeniden üretebilir

Doğru kural şudur:

Bir kişinin hakları, geçim kaynağı, güvenliği veya geleceği üzerindeki etki ne kadar büyükse, yapay zekanın üzerindeki kontrol de o kadar az olmalıdır.

Bu kural gösterişli değil, ama işe yarıyor.

12. Yöneticiler Paniğe Yol Açmadan Yapay Zekayı Nasıl Tanıtabilir?

Liderler yapay zekayı kötü bir şekilde tanıttıklarında, çalışanlar genellikle tek bir mesaj alırlar:

"Sizin yerinizi alabilecek bir makine bulduk."

Niyet bu olmasa bile, belirsiz iletişim kaygı yaratır.

Daha iyi bir yaklaşım, şu şekilde açıklamaktır:

• Yapay zekâ neden tanıtılıyor?

• Hangi görevleri destekleyebilir?

• Hangi görevler insan eliyle yürütülmeye devam ediyor?

• Çalışanların girebileceği veriler nelerdir?

• Hangi inceleme gereklidir?

• Hataların nasıl bildirilmesi gerektiği

• Başarı nasıl ölçülecek?

• Hangi eğitimler verilecek?

Yöneticiler büyük vaatlerden ziyade pratik örneklere odaklanmalıdır .

Örneğin:

“Rutin müşteri yanıtlarının ilk taslaklarını oluşturmak için yapay zeka kullanıyoruz. Her yanıt yine de bir destek temsilcisi tarafından incelenecektir.”

Bu, şundan daha açık:

“Yeni nesil zekâ ile müşteri deneyimini geliştiriyoruz.”

İkinci cümle pahalı gibi geliyor ve neredeyse hiçbir anlam ifade etmiyor.

Ekiplerin güvenli sınırlar içinde denemeler yapmasına da izin verilmelidir. İşleri yapan çalışanlar genellikle en iyi kullanım örneklerini tespit ederler çünkü hangi süreçlerin tekrarlayıcı, sinir bozucu ve tek bir karmaşık elektronik tablo tarafından bir arada tutulduğunu tam olarak bilirler.

13. Bu Haftaya Başlamak İçin Basit Bir Çerçeve

İşleri fazla karmaşıklaştırmadan yapay zekayı kullanmaya başlamak için, düşük riskli bir görev seçin.

Adım 1: Tekrarlayan bir görev bulun

Haftada birkaç kez yapabileceğiniz işleri arayın.

Örnekler:

• Takip e-postaları yazmak

• Toplantıların özetlenmesi

• Raporların biçimlendirilmesi

• Gündem oluşturma

• İçeriği yeniden yazmak

• Notları düzenlemek

Adım 2: Değerli bir sonuç tanımlayın

Başarının neye benzediğine karar verin.

Belki de taslak hazırlama süresini kısaltmak, tutarlılığı artırmak, hataları azaltmak veya daha net eylem maddeleri oluşturmak istiyorsunuz.

3. Adım: Yeniden kullanılabilir bir istem oluşturun

Görev, bağlam, hedef kitle, biçim ve kısıtlamaları içeren bir yönerge yazın.

Erişilebilir bir yere kaydedin.

Adım 4: Her çıktıyı gözden geçirin

Gerçekleri, üslubu, gizliliği ve konuyla ilgili olup olmadığını kontrol edin.

Hızı kaliteyle karıştırmayın.

Adım 5: İstemi iyileştirin

Yapay zekanın neleri yanlış tahmin ettiğine dikkat edin.

Daha net talimatlar ekleyin. Örnekler verin. Belirsizliği ortadan kaldırın. Farklı bir yapı isteyin.

Adım 6: Sonucu ölçün

Zaman kazandırdı mı? Kaliteyi artırdı mı? Ekstra düzenleme işi yarattı mı?

Bazı yapay zeka iş akışları etkileyici görünse de neredeyse hiçbir tasarruf sağlamaz. Diğerleri ise sessizce her hafta bir saatlik hayal kırıklığını ortadan kaldırır.

İkinci türü saklayın.

14. İnsanların İş Yerinde Yapay Zeka ile Yaptığı Yaygın Hatalar

İş yerinde yapay zekayı nasıl kullanacağınızı anlamak, aynı zamanda ne yapmamanız gerektiğini de bilmek anlamına gelir.

Belirsiz talimatlar vermek

Zayıf girdi, genel bir çıktı üretir.

Bağlam ekleyin, örnekler verin, sınırlar belirleyin ve net bir hedef belirleyin.

İlk yanıta güvenmek

İlk cevap bir taslak, kesin bir emir değil.

Düzeltme talebinde bulunun.

Düzenleme yapmadan kopyalama

Yapay zekâ tarafından üretilen metinler cilalı ama içi boş gelebilir. Gerçek detaylar ekleyin, genel ifadeleri kaldırın ve insana özgü bir üslup kazandırın.

Gizli verilerin paylaşılması

Hassas bilgileri onaylanmamış sistemlere yapıştırmayın.

Yapay zekayı her şeyde kullanmak

Bazı işleri kendiniz tamamladığınızda daha hızlı bitirebilirsiniz.

“Teşekkürler, bunu bugün inceleyeceğim” yazmak için altı paragraflık bir yapay zeka metnine ihtiyacınız yok

Şeffaflığın önemli olduğu durumlarda yapay zeka kullanımını gizlemek

Bazı kuruluşlar, müşteriler veya sektörler şeffaflık gerektirir. İlgili politikayı izleyin.

Yapay zeka çıktısını nesnel olarak ele almak

Yapay zeka kalıpları ve varsayımları yansıtır. Otomatik olarak tarafsız değildir.

Bozuk bir süreci otomatikleştirmek

Kötü bir süreci hızlandırmak onu iyi yapmaz. Sadece inanılmaz bir hızla hatalara yol açar 💨

Otomasyon işlemine geçmeden önce iş akışını düzeltin.

15. Kalıcı Bir Yapay Zeka Alışkanlığı Oluşturmak

İş yerinde yapay zekâya alışmanın en iyi yolu, onu düzenli olarak küçük ve belirli görevler için kullanmaktır.

Bir veya iki tekrarlanabilir aktiviteyle başlayın.

Örneğin:

• Her Pazartesi, önceliklerinizi belirlemek için yapay zekayı kullanın.

• Toplantıların ardından notları eylem maddelerine dönüştürün.

• Uzun bir e-posta göndermeden önce, yapay zekadan onu kısaltmasını isteyin.

• Bir karar vermeniz gerektiğinde, varsayımları ve karşı argümanları sorun.

• Projenin sonunda, öğrenilen dersleri yapılandırmak için yapay zekayı kullanın.

küçük bir komut listesi . Zamanla, hangi komutların işe yaradığını, hangi görevlerin uygun olduğunu ve insan yargısının en çok nerede önem taşıdığını anlayacaksınız.

Yapay zekayı ne zaman kullanmamanız gerektiğini de öğreneceksiniz.

Bu da yapay zeka okuryazarlığının bir parçasıdır.

Amaç, yapay zekayı en üst düzeyde kullanmak değil. Amaç, daha iyi iş çıkarmak.

Pratik Bir Kapanış Notu

İş yerinde yapay zekayı kullanmayı öğrenmek , çoğunlukla görevleri net bir şekilde devretmeyi öğrenmekle ilgilidir.

Yapay zekâ, taslak hazırlama, özetleme, uyarlama, düzenleme, açıklama ve keşfetme süreçlerinde değerlidir. Tekrarlayan çabayı azaltabilir ve boş bir sayfadan işe yarar bir ilk sürüme çok daha hızlı geçmenize yardımcı olabilir.

Ama bunun sınırları olması gerekiyor.

Gizli bilgileri koruyun. Önemli iddiaları doğrulayın. Hassas iletişimleri gözden geçirin. Yüksek etkili kararlardan insanları sorumlu tutun. Ve lütfen, kimsenin anlamadığı bir süreci otomatikleştirme cazibesine kapılmayın.

Küçük adımlarla başlayın. Can sıkıcı, tekrarlanabilir bir görev seçin. Yapay zekaya net talimatlar verin, sonucu inceleyin ve süreci iyileştirin.

İyi kullanıldığında, yapay zeka işi daha az insani hale getirmez. Aksine, öncelikle insan gerektiren iş unsurları için daha fazla alan yaratır: yargılama, güven, dikkat, empati ve bir toplantının tamamen rayından çıktığını fark etme yeteneği. 

Pratik örnek: Toplantı notlarını güvenilir eylem maddelerine dönüştürmek

Senaryo

Maya, hızla büyüyen bir yazılım şirketinde müşteri entegrasyon sürecini yönetiyor. Her hafta üç proje toplantısına katılıyor, konuşmalar sırasında taslak notlar alıyor ve daha sonra bu notları takip e-postalarına dönüştürüyor.

Görev tekrarlayıcı olsa da bazı riskler içeriyor. Önerilen bir son tarih kolayca kabul edilmiş bir tarihle karıştırılabilirken, genel bir öneri istemeden birinin sorumluluğu haline gelebilir. Dolayısıyla amaç, yapay zekanın ne olup bittiğine karar vermesine izin vermek değil. Amaç, Maya her kararı, sorumluyu ve tarihi doğruladıktan sonra özeti paylaşırken, yapay zekayı notları düzenlemek için kullanmaktır.

Asistanın ihtiyaç duyduğu şeyler

Maya şunları sağlar:

• Anonimleştirilmiş toplantı notları veya onaylanmış bir tutanak

• Toplantının amacı

• Katılımcıların listesi ve görevleri

• İstenen çıktı formatı

• Sahiplerin veya son teslim tarihlerinin eksik olması durumunda bunların uydurulması yerine etiketlenmesi gerektiğini belirten bir kural

• Onaylanmış kararlar, önerilen fikirler ve çözüme kavuşturulmamış sorular arasında net bir ayrım

• Şirketinin gizli bilgileri ele alma konusunda onayladığı yöntem

Herhangi bir şey yüklemeden önce, yapay zeka sisteminin bu verileri işlemek için özel olarak onaylanmadığı sürece, müşteri adlarını, kişisel bilgileri, erişim kimlik bilgilerini ve ticari açıdan hassas bilgileri kaldırır.

Örnek talimat

"Aşağıdaki toplantı notlarını özlü bir takip özetine dönüştürün.".

Yanıtınızı aşağıdaki başlıklar altında düzenleyin:

1. Onaylanmış kararlar

2. Eylem maddeleri

3. Önerilen fikirler

4. Çözülmemiş sorular

5. Riskler veya bağımlılıklar

Her bir görev maddesi için görevi, sorumlu kişiyi ve son teslim tarihini belirtin. Sorumlu kişi veya son teslim tarihi açıkça kararlaştırılmamışsa, 'Onaylanmadı' yazın. Taahhütleri ima etmeyin veya ayrıntıları uydurmayın.

Özeti 350 kelimeyi geçmeyecek şekilde yazın. Toplantıya katılan herkes için uygun, açık ve tarafsız bir dil kullanın.

Bitirmeden önce, belirsiz olan veya kontrol edilmesi gereken ifadeleri listeleyin

İyi ve kötü çıktı

Zayıf bir eylem maddesi şöyle olabilir:

“Sam, yeni işe alım kılavuzunu Cuma gününe kadar güncelleyecek.”

Bu açık görünüyor, ancak notlarda sadece Sam'in kılavuzu inceleyebileceği belirtilmişse ve herhangi bir son tarih üzerinde anlaşılmamışsa, bu güvenli değil.

Daha iyi bir versiyonu şöyle olurdu:

“Yeni üye alım kılavuzunu inceleyin - önerilen sorumlu: Sam; son tarih: henüz onaylanmadı.”

İkinci versiyon, tartışmayı sessizce bir taahhüde dönüştürmek yerine belirsizliği koruyor.

Nasıl test edilir?

Maya, sonuçlarını önceden bildiği altı önceki toplantıyı kullanarak küçük bir test seti oluşturuyor.

Asistanın şunları yapıp yapmadığını kontrol ediyor:

• Kararları önerilerden ayırır

• İsimleri, tarihleri ​​ve son teslim tarihlerini doğru bir şekilde kopyalar

• Eksik bilgileri doğrulanmamış olarak işaretler

• Üzerinde anlaşmaya varılmamış görevleri atamaktan kaçınır

• Önemli çözülmemiş soruları içerir

• Diğer katılımcıların anlayabileceği bir özet oluşturur

• Girişten çıkarılan gizli ayrıntıları dışarıda bırakır

Ayrıca bilerek uç durumlar da ekliyor:

• Katılımcılardan biri görevi tamamlama konusunda şaka yapıyor

• İki kişi mülkiyet konusunda anlaşmaya varamadan tartışıyor

• Birisi iki olası son tarihten bahsediyor

• Transkriptte bir yorum yanlış konuşmacıya atfedilmiş

• Toplantının ilerleyen aşamalarında alınan karar tersine çevrildi

• Bir görev üzerinde anlaşmaya varıldı, ancak sorumlusu belirlenmedi

İş akışı, ancak Maya her kararı ve eylemi orijinal notlara kadar takip edebildiğinde başarılı olur.

Sonuç

Örnek sonuç: Maya, bu süreci iki hafta boyunca altı toplantı özetinde test ediyor.

Daha önce manuel olarak yürüttüğü süreç, toplantı başına ortalama 18 dakika sürüyordu. Yapay zeka ile ilk taslağın oluşturulması yaklaşık 2 dakika sürüyor, ardından kontrol ve düzenleme için ortalama 7 dakika daha gerekiyor. Bu da toplantı başına toplam işlem süresini 18 dakikadan 9 dakikaya düşürüyor.

Altı toplantı üzerinden hesaplanan örnek tasarruf şu şekildedir:

• Önceki toplam: 6 × 18 dakika = 108 dakika

• Yapay zeka destekli toplam süre (inceleme dahil): 6 × 9 dakika = 54 dakika

• Örnek olarak, zamandan tasarruf: 54 dakika

Altı özetin beş tanesi, tek bir inceleme sonrasında kabul kriterlerini karşılıyor. Geriye kalan özet ise, konuşma metninde iki konuşmacının kafasının karışması nedeniyle ikinci bir incelemeye ihtiyaç duyuyor.

Bu rakamlar, belirtilen test kurulumuna dayalı örnek bir tahmindir, şirket tarafından yayınlanmış bir sonuç değildir. Örneklem küçüktür, toplantıların karmaşıklığı değişebilir ve hesaplama, inceleme süresini içerir ancak transkriptlerin temizlenmesi veya anonimleştirilmesi için gereken süreyi içermez.

Neler ters gidebilir?

Asistan şunları yapabilir:

• Atanmamış bir görev için bir sahip uydurun

• Önerilen tarihi kesinleşmiş bir son tarih olarak kabul edin

• Dolaylı olarak ifade edilen bir kararı kaçırmak

• Bir yorumu yanlış kişiye atfetmek

• Belirsizliği gizleyen, kusursuz bir özet hazırlayın

• Notlarda yer alan hassas bilgileri saklayın

• Toplantı şablonu değişirse, güncel olmayan talimatları izleyin

En ciddi hata, özeti kontrol etmeden göndermektir. Akıcı konuşma, kaydın doğru olduğunun kanıtı değildir.

Maya bu nedenle her eylem maddesini kaynak notlarla karşılaştırır, belirsiz taahhütleri ilgili kişiyle teyit eder ve orijinal notları referans olarak saklar. Hassas veya tartışmalı konular asistana devredilmek yerine manuel olarak ele alınır.

Pratik çıkarımlar

Yapay zekâ burada değerlidir çünkü mevcut bilgileri daha net bir yapıya dönüştürür. Ancak, alınan kararı onaylamaktan sorumlu kişinin yerini almaz.

Güvenli bir iş akışı basittir: net kurallar belirleyin, hassas bilgileri kaldırın, yapay zekanın belirsizliği göstermesini isteyin, bilinen örneklerle test edin ve iddia edilen zaman tasarrufuna insan incelemesini dahil edin.

SSS

Yeni başlayanlar iş yerinde yapay zekayı güvenli bir şekilde nasıl kullanmaya başlayabilir?

Tekrarlayan, düşük riskli tek bir görevle başlayın; örneğin, takip e-postaları taslağı hazırlamak, notları özetlemek, gündem oluşturmak veya mevcut içeriği yeniden düzenlemek gibi. Yapay zekaya net talimatlar verin, ardından sonucu doğruluk, üslup, gizlilik ve alaka düzeyi açısından inceleyin. Kuruluşunuz bu verilerin işlenmesi için aracı onaylamadığı sürece hassas bilgileri girmekten kaçının.

İş yerinde yapay zeka ile otomatikleştirilebilecek en iyi görevler nelerdir?

Yapay zekâ, ilk taslakları oluşturmada, mevcut bilgileri yeniden düzenlemede ve temel analizleri organize etmede iyi performans gösterir. Uygun görevler arasında belgeleri yeniden yazmak, toplantı eylem planlarını çıkarmak, geri bildirimleri gruplandırmak, elektronik tablo trendlerini açıklamak ve kontrol listeleri oluşturmak yer alır. İstihdam, hukuki konular, güvenlik, finans, sağlık veya adalet gibi yüksek etkili kararlar için daha az uygundur.

İş için iyi bir yapay zeka komut istemi nasıl yazarım?

Güçlü bir iş yeri yönlendirmesi, görevi, bağlamı, hedef kitleyi, istenen formatı ve gerekli ayrıntıları açıklar. Genel yardım istemek yerine, ihtiyacınız olan belirli sonucu ve kelime sayısı veya üslup gibi sınırlamaları belirtin. Yapay zekadan tekrarları kaldırmasını, varsayımları belirlemesini veya doğrulanması gereken bilgileri işaretlemesini isteyerek yanıtı daha da iyileştirebilirsiniz.

E-postalarımda robot gibi görünmeden yapay zekayı nasıl kullanabilirim?

Orijinal mesajı, amacını, alıcıyla olan ilişkinizi ve istediğiniz tonu belirtin. Yapay zekadan e-postayı özlü, samimi, kararlı veya belirli bir hedef kitleye uygun hale getirmesini isteyin. Göndermeden önce somut ayrıntılar ekleyin, genel ifadeleri kaldırın ve her cümlenin adınız altında doğal звучаdığını kontrol edin.

Yapay zekâ tarafından oluşturulan toplantı notları nasıl incelenmelidir?

Her kararı, eylemi, sahibi ve son tarihi orijinal notlarla veya onaylanmış bir transkript ile karşılaştırın. Yapay zekanın onaylanmış kararları önerilen fikirlerden ve çözülmemiş sorulardan ayırmasını sağlayın. Eksik bilgiler, özellikle konuşmacılar olası sahipleri veya tarihleri ​​tartışırken bir anlaşmaya varmadıklarında, tahmin yerine "Onaylanmadı" olarak etiketlenmelidir.

Yapay zeka, elektronik tabloları ve iş verilerini doğru bir şekilde analiz edebilir mi?

Yapay zeka formülleri açıklayabilir, trendleri özetleyebilir, olası anormallikleri belirleyebilir ve rakamları yazılı yorumlara dönüştürebilir. Ancak yorumlaması, temiz verilere ve yeterli iş bağlamına bağlıdır. Çıktıyı finansal, operasyonel veya personel kararları için kullanmadan önce birimleri, eksik değerleri, kategori tutarlılığını ve alternatif açıklamaların olup olmadığını kontrol edin.

İşyeri bilgilerinden hangileri asla yapay zekaya girilmemelidir?

Onaylanmamış sistemlere şifreler, erişim kimlik bilgileri, müşteri kayıtları, çalışan bilgileri, tıbbi bilgiler, yasal belgeler, özel kodlar, yayınlanmamış planlar veya hassas finansal veriler girmekten kaçının. Mümkün olduğunca isimleri ve kimlik bilgilerini kaldırın. Kuruluşunuzun veri politikası ve onaylanmış kurumsal araçları, hangi bilgilerin güvenli bir şekilde işlenebileceğini belirlemelidir.

Yöneticiler, çalışanları endişelendirmeden yapay zekayı iş yerlerine nasıl entegre edebilirler?

Yöneticiler, yapay zekanın neden devreye alındığını, hangi görevleri destekleyeceğini, insan müdahalesi gerektiren kısımların neler olacağını ve çıktıların nasıl değerlendirilmesi gerektiğini açıklamalıdır. Ayrıca onaylanmış veri uygulamalarını, eğitimleri, raporlama prosedürlerini ve başarı ölçütlerini de tanımlamalıdırlar. Somut örnekler, dönüşüm veya akıllı iş akışları hakkındaki belirsiz vaatlerden daha fazla güven oluşturma eğilimindedir.

İş yerinde yapay zeka kullanılırken yapılan en yaygın hatalar nelerdir?

Sık yapılan hatalar arasında belirsiz talimatlar vermek, ilk cevaba güvenmek, içeriği düzenlemeden kopyalamak ve gizli bilgileri paylaşmak yer almaktadır. İnsanlar ayrıca bozuk süreçleri otomatikleştirebilir veya yapay zeka çıktısını objektif olarak değerlendirebilirler. Daha iyi bir yaklaşım, önemli iddiaları doğrulamak, zayıf taslakları gözden geçirmek, tekrarlanabilir iş akışlarını test etmek ve insan sorumluluğunu net bir şekilde ortaya koymaktır.

Yapay zekâ destekli bir iş akışının zaman kazandırıp kazandırmadığını nasıl ölçebilirim?

Girdi hazırlama, bilgileri anonimleştirme, çıktıyı kontrol etme ve düzeltmeler yapma dahil olmak üzere tüm süreci ölçün. Bu toplamı önceki iş akışınızın süresi ve kalitesiyle karşılaştırın. Etkili bir yapay zeka süreci, kabul edilemez gizlilik, doğruluk veya hesap verebilirlik riskleri yaratmadan çabayı azaltmalı veya tutarlılığı artırmalıdır.

Referanslar

1. Birleşik Krallık Hükümeti - Birleşik Krallık Hükümeti için Yapay Zeka Rehberi - gov.uk

2. Ulusal Standartlar ve Teknoloji Enstitüsü - Yapay Zeka Risk Yönetimi Çerçevesi: Üretken Yapay Zeka - nist.gov

3. Bilgi Komiserliği Ofisi - Yapay Zeka, Veri Koruma ve Kamu Sektörü: Yapay Zeka Politikaları - ico.org.uk

4. Ulusal Ekonomik Araştırma Bürosu - nber.org

5. ABD Eşit İstihdam Fırsatları Komisyonu - Yapay Zekada EEOC'nin Rolü Nedir? - eeoc.gov

6. Devlet İletişim Servisi - GCS Üretken Yapay Zeka Politikası - communications.gov.uk

7. OpenAI - Yapay Zeka ile Geliştirmeye Yönelik Pratik Bir Kılavuz - openai.com

En Yeni Yapay Zeka Ürünlerini Resmi Yapay Zeka Asistanı Mağazasında Bulun

Hakkımızda